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Desde rsf maquinaria especialistas en maquinaria para taller esperamos que saques el máximo partido a tu taller mecanico por eso queremos que optimices tus recursos

Organización y optimización del taller mecánico

Dentro de este apartado tratamos el resto de los aspectos importantes para el funcionamiento óptimo del taller, necesario para conservar el rendimiento que lo haga rentable.
Debemos prestar atención a los aspectos legales que nos atañan y ser siempre precavidos en nuestros negocios con otras personas pues podemos tener la mala suerte de encontrarnos con algún "águila" y caer en sus trampas.
Por ejemplo los contratos de alquiler del local debemos tener en cuenta que una vez firmado, el propietario podría subir el alquiler, con lo que o pagamos o perderemos mucho dinero. Esto es solo un ejemplo de la varias situaciones desagradables que nos podemos encontrar si no nos manejamos con mucho cuidado.
Podríamos decir que de la gente:

hay que esperar lo mejor y prepararse para lo peor.

Clientes

En los cálculos llevados a cabo se parte del supuesto de un rendimiento de horas facturable del 75%.
Si el taller estuviera por debajo de esta media, el taller no cumpliría con su rendimiento económico, a veces el trabajo se amontona mientras que otras veces no se puede trabajar.
Incluso a veces podemos tener el taller lleno, pero para pequeñas reparaciones, con lo que no será tan rentable, y tendremos el taller lleno para recibir coches con reparaciones más interesantes.
Es por tanto muy importante la planificación, y debemos tener la capacidad de reorganizar el espacio físico del taller para adaptarlo a las nuevas necesidades.
Una mala planificación puede hacernos perder clientes.
Es muy importante disponer previamente de toda la información posible sobre el resto de talleres de la zona y otros factores:

• Cantidad de trabajo de talleres vecinos.
• Comprobar el censo de vehículos.
• Amistades.
• Nuevos medios.
• Publicidad.

Me gustaría destacar el factor de la publicidad pues lo considero muy importante si necesitamos captar nuevos clientes. Henry Ford decía que:

si ganas 100 invierte 80 en publicidad.

Organización administrativa

La organización administrativa de un taller es bastante sencilla y no presenta grandes dificultades. Será tanto más sencillo cuanto menor sea el número de trabajadores.
Es recomendable que la contabilidad se encargue a una gestoría (que lo vendrá una vez al mes) si no tenemos conocimientos de contabilidad, pues el gasto no es mucho y nos simplifica mucho el trabajo con la garantía de que estará perfectamente al día.

Control del trabajo

Con el fin de cobrar al cliente las horas justas que se han empleado en la reparación es necesario que el operario reporte el número de horas (o fracciones de hora) que ha empleado. El encargado es el responsable de este control y de concienciar al operario de la importancia de este asunto.
Al idear un sistema para el control de las horas de trabajo aparecen dos nuevos aspectos:

• Orden de reparación
• Horas de trabajo (ficha de asistencia)

Orden de reparación

La finalidad de este tipo de impreso es la siguiente:

• Indicar exacta y claramente que es lo que hay que hacer en el vehículo que lleva este impreso.
• Darle un número al trabajo que lo singularice del resto de los trabajos realizados en el taller durante el año.
• Tomar nota de los datos personales del cliente, con su domicilio o teléfono para avisarle en caso de que aparezca algún defecto oculto o coste adicional que el cliente deberá conocer previamente.
• Recoger la firma del cliente autorizando el trabajo pactado.
• Facilitar los datos necesarios para hacer la factura.

Horas de trabajo (ficha de asistencia)

El control de las horas de trabajo es absolutamente fundamental puesto que es lo que produce los ingresos del taller.
Distinguimos aquí el control de asistencia del operario, es decir, para saber que ha venido y que está disponible, y conocer las faltas de puntualidad etc. Para esto existen en el mercado tarjetas y máquinas marcadoras de manera que el empleado ficha al llegar y al marchar.
Pero para hacer un análisis más profundo del rendimiento del operario y del funcionamiento del taller, es necesario saber las horas que el operario emplea en cada reparación y las horas que se le facturaron al cliente por dicha reparación para contrastarlas y analizar los puntos a mejorar, etc.
Al cliente se le hace un presupuesto previo basado en unos tiempos de reparación estándar y salvo que detectemos nuevas averías este presupuesto no se modifica, si el mecánico tarda más tiempo del previsto no se le puede cargar al cliente sin una causa muy justificada, y esto supone un menoscabo (Disminución del prestigio) del rendimiento del taller, por el contrario si la reparación se realiza más rápido de lo que pone la factura, el beneficio es mayor para el taller, que puede invertir ese dinero en mejoras del taller, herramienta, etc. o en premios al empleado, con lo que trabajará más contento y rendirá mucho más.

Tiempos de reparación

Existen para cada modelo una estimación del tiempo que un mecánico tarda en realizar cada reparación concreta, basándose en estos datos, se realiza un presupuesto al que el mecánico tiene que tratar de ajustarse.
Como quiera que cada marca y modelo tiene unas características particulares los tiempos de reparación para la misma operación no tienen por qué ser los mismos para dos coches distintos y para conocerlos hay que recurrir al manual del modelo.
Se utilizan horas y fracciones de horas.
Muchas veces ocurre que para poder cumplir con el tiempo estimado en el manual hay que disponer de herramientas especializadas para esa marca o modelo concreto, y esto no es posible porque no se puede disponer de todas las herramientas especiales de cada marca (SEAT/VW-AUDI tiene más de 600) con lo que el tiempo de reparación se alarga, y el encargado debe tenerlo en cuenta y preveerlo.
Esta es una situación que perjudica muy seriamente al taller generalista frente a los talleres concesionarios que trabajan una sola marca, como nota anecdótica pero muy indicativa de lo que es las situación actual y el curso que está tomando vale el ejemplo del cambio de aceite de un BMW moderno. Al sacar el aceite el indicador de nivel obviamente llega a cero, pues al rellenar de nuevo permanece inactivo y se necesita una herramienta especial solo para activarlo de nuevo.
Con esto lo que las marcas tratan es que el cliente solo pueda reparar y mantener el coche en los concesionarios oficiales que tienen unos precios mucho más elevados.